Werken is niet alleen belangrijk om je geld te verdienen, maar is ook een manier om jezelf te ontwikkelen, je een voldaan gevoel te geven en een bijdrage te leveren aan de maatschappij. Wij besteden dagelijks veel tijd aan werken en dus is het belangrijk dat je leuk werk hebt. Maar wat is leuk werk? In de jaren dat ik ondernemer ben heb ik mij dit vaak afgevraagd en ook met mijn team hier in groepsverband en 1-op-1 veel gesprekken over gevoerd. In de halfjaarlijkse voortgangsgesprekken waarin we met elkaar even kijken hoe onze samenwerking ervoor staat, is werkbeleving een belangrijke graadmeter. Werken is zoveel meer dan alleen maar je taak uitvoeren. Het heeft bijvoorbeeld te maken met eigen verantwoordelijkheid, eigenaarschap over wat je mag doen en niet te vergeten: relaties met  collega’s, klanten en leveranciers.

Het was volgens mij drie jaar geleden dat ik tijdens een van mijn periodieke presentaties voor het team aangaf dat ik eigenlijk drie factoren heel belangrijk vind in het bedrijf. 1. Medewerkerstevredenheid, 2. Klanttevredenheid en 3. Resultaat. En ook in die volgorde. Ik geloof tot op de dag van vandaag dat resultaat alleen kan komen door tevreden klanten. En dat tevreden klanten alleen kunnen ontstaan door tevreden medewerkers. Vooral in ons vak is persoonlijk contact en ‘plezier in je werk’ merkbaar in de oplossingen die we bieden en de interactie die we hebben met klanten.

Voldaan gevoel naar huis

Maar plezier in je werk betekent niet de hele dag van de glijbaan, youtube kijken en tafeltennissen. Dit betekent ook een fijne werkplek en jezelf op een dag zo ‘nuttig’ mogelijk maken. Niets is zo vervelend als een hele dag hebben gewerkt en naar huis gaan met het gevoel ‘wat heb ik nou eigenlijk gedaan?’. Vaak met een lange lijst van taken, onverwachte zaken, allerlei telefoontjes en mailtjes…. en weer niet toegekomen aan wat je had willen doen. Herkenbaar? Volgens mij voor iedereen die op kantoor werkt in een of andere dienstverlening. En ook logisch. Klanten bellen en e-mailen, willen snel antwoord, collega’s hebben vragen, je moet flexibel zijn en even meekijken, dan weer in een meeting, dan weer onderweg etc. Hoe kun je toch zorgen dat je iedere dag met een tevreden gevoel naar huis kan gaan? Dat was (en is) de challenge die wij onszelf iedere dag stellen. Enkele recente voorbeelden van deze challenge wil ik graag met jullie delen ter inspiratie. Overigens zijn het voorbeelden van voor de coronacrisis, maar niettemin blijven ze heel relevant. Of misschien zelfs wel meer relevant dan ooit.

Een van de zaken die speelden voor meer focus was de veelgehoorde klacht van collega’s dat ze zo vaak werden gestoord in hun werkomgeving door telefoontjes, kletsende mensen en andere factoren. Vorig jaar zomer heb ik hierop twee maatregelen genomen, waar wij als team tot op de dag van vandaag veel voordeel van hebben. De eerste is het vervangen van ‘vaste bureaus’ voor iedereen naar flexplekken. Dit betekende wel nieuwe bureaus, uiteraard met hoog/laag stand en allemaal met ongeveer dezelfde configuratie (beeldscherm, stekkerdoos, etc). Daarnaast heeft iedere collega nu zijn eigen ‘bak’ met daarin toetsenbord, muis en andere prul die je normaal gesproken gemakkelijk op je bureau laat liggen. 

Flex of vaste plek?

“Ohja, maar iedereen heeft vast toch zijn eigen voorkeur voor een plek”, hoor ik vaak als ik vertel wat we hebben gedaan. Ja, het klopt dat veel collega’s een vaste plek hebben om te werken. Is dat erg? Ik vind van niet. Maar je KUNT ergens anders zitten als je wilt. Rustig werken? Even bellen? Samen werken in een team? Even overleggen? Allemaal dagelijks veel voorkomende zaken, die nu ieder in een eigen ruimte kunnen plaatsvinden. En zit je rustig te werken en wil je niet gestoord worden? Zet je draadloze koptelefoon met noise-cancelling op en zet een mooie Spotify playlist aan. Iedere collega heeft nu zo’n koptelefoon als onderdeel van zijn of haar vaste werk uitrusting.

Maar dit was pas het begin. Iedereen heeft het boek ‘Focus’ gekregen om te lezen bij het haardvuur en na 2 maanden te komen met minimaal 5 verbeterpunten die zij hier zelf uit hebben gehaald om op te pakken. Geweldig om te zien hoe dit het bewustzijn bij iedereen heeft vergroot dat de focus om fijn te werken vaak heel dicht bij jezelf ligt. We zoeken de oorzaak voor afleiding of verstoringen meer dan eens bij anderen (“het kwam door de planning, ik werd even gestoord door een collega, ja maar de telefoon gaat de hele tijd”), maar je hebt zelf in de hand WAT je hiermee doet. 

Lifehacking als basisvoorwaarde

Focus, fijne werkplek, voldaan gevoel… maar hoe houd je overzicht en kun je ook slimmer werken? Een vraag die ook past in onze challenge. Lifehacking staat voor alle dingen slimmer doen en hier proberen we iedere dag weer beter in te worden. Zo werken we voor onze sales met Pipedrive, een superhandige en eenvoudige CRM tool die doet wat het moet doen: klantgegevens opslaan, communicatie rondom een deal verzamelen en duidelijk laten zien welke conversies je behaald. Daarnaast hebben we voor projectmanagement gekozen voor Monday als tool, die ons helpt om overzicht te houden over de vele taken en statussen die bij een project horen. In dit rijtje hoort wat mij betreft ook SLACK als interne communicatie. Vanaf het moment dat ik het 3 jaar introduceerde hebben we ons interne mailverkeer met 90% weten te reduceren en is iedereen veel sneller van datgene op de hoogte, wat voor hem of haar relevant is.

Meer inspiratie? Binnenkort vertel ik je graag meer over hoe wij werken en waarom we dat doen.