Optimalisatie werkprocessen

Ja hoor daar gaan we weer: optimaliseren, efficiency, digitalisering, werkprocessen…. het zijn kreten waar we tegenwoordig vaak mee worden geconfronteerd. Maar met dit blog ga ik je geen gouden bergen beloven. Ik hoop je te inspireren wat meer rust in te bouwen, zodat je werkzaamheden met meer aandacht kunt doen. 

Digitalisering is erg sterk gericht op het kunnen verzetten van meer werk in minder tijd. Dus als we processen digitaliseren krijgen we meer tijd om nog meer dingen te kunnen doen.  Eigenlijk best vreemd, want we maken ons dus steeds drukker!   

Afgelopen zomer heb ik een aantal boeken gelezen, waaronder het boek ‘4000 weken’ van Oliver Burkeman. Hij omschreef het proces van ‘onszelf steeds drukker maken’ op een prachtige manier. Één van de voorbeelden die hij aanhaalde was de komst van de wasmachine. Dit apparaat zou ervoor zorgen dat mensen meer tijd zouden overhouden, omdat ze immers de was niet meer zelf hoefde te doen. Echter was dat niet het geval, want door de komst van de wasmachine verschoof de hygiëne drempel: een trui werd nu niet één keer per week gewassen, maar twee keer. Per saldo werd de mensheid dus drukker! 

Dit voorbeeld heb ik niet voor niets onthouden, want het kenmerkt mijn manier van werken. Mensen die mij kennen weten dat ik heel gestructureerd te werk ga. Dat doe ik niet om nog meer gedaan te krijgen in dezelfde tijd, maar om meer tijd te krijgen om de dingen met volle aandacht te doen. Door heel bewust om te gaan met de factor tijd in combinatie met een systeem waarop ik vertrouw, maakt dat ik ‘in control’ ben. Ik was de trui dus nog met de hand ;-)!

Dit gevoel van ‘in control’ zijn en het slimmer inrichten van processen is iets dat ik heel interessant vind. Niet alleen om taken en afspraken na te komen, maar ook om te kijken hoe systemen voor je kunnen werken, zodat je tijd overhoudt voor zaken die er toe doen. Als ik naar mijn werkweek kijk merk ik dat ik steeds vaker bezig ben om processen van partners (zoals wij klanten noemen) slimmer in te richten; een prachtige ontwikkeling! Maar wat betekent dit dan, wat doe ik en hoe ziet mijn rol eruit? Ik zal dat toelichten op basis van een drietal voorbeelden. Daar gaan we!

1. Voor één partner hebben we de offertefase onder de loep genomen. De beslissingsfase duurt gemiddeld 2 tot 5 jaar. In de beginfase heeft de klant een uitgebreide offerte nodig voor het aanvragen van de vergunning en financiering. We kwamen tot de conclusie dat een Sales binnendienst medewerker gemiddeld een dag bezig was met het uitwerken van deze offerte. Nu hebben we samen met de partner een calculator ontwikkeld die op basis van verschillende variabelen een offerte kan genereren. Hierdoor kan de klant opschalen in het aantal offertes en kan de Sales binnendienst tijd stoppen in het opvolgen van de offertes. Ook hier geldt: ze wassen de trui met de hand! 

2. Bij een andere partner waren ze op zoek naar een manier op beter/makkelijker samen te werken en meer inzicht te krijgen in statussen van projecten (met derden). Zelf werken wij bij Besite met Monday, in mijn ogen dé projectmanagement tool. Samen met deze partner heb ik gekeken naar de wensen en deze omgezet in het proefaccount. Na gebleken meerwaarde heb ik een werkdocument opgesteld waarin afspraken staan beschreven. Nu de eerste twee grote projecten in Monday staan, gaan we langzaam opschalen. Ik ben het vaste aanspreekpunt en begeleid de verschillende gebruikers. Ook hier merk ik dat medewerkers ‘in control’ raken, omdat ze alle afspraken en taken in Monday hebben staan.  

3. Een andere partner opereert in een niche en wilde meer klanten binnen een bepaalde branche. We zijn gestart met een doelgroepen workshop om te kijken hoe we deze doelgroep het beste konden bereiken, waar ze naar op zoek zijn en wat ze nodig hebben om over te gaan tot een conversie (actie). Toen we dat wisten hebben we onderstaande stappen doorlopen: 

1. We hebben de data geanalyseerd en de landingspagina geoptimaliseerd met o.a. een download. 
2. We hebben flows ingericht in het mailprogramma (Sendinblue) na ontvangst mailadres en we hebben punten toegekend aan acties. 
3. We hebben het CRM pakket (Pipedrive) gekoppeld. 
4. We hebben een dashboard ontwikkeld waar we de statistieken kunnen bekijken om te zien welke campagnes goed draaien, welke campagnes optimalisatie nodig hebben en wat het succes is van de campagnes.
5. We hebben Leadinfo gekoppeld om te zien welke bedrijven de website bezoeken, maar niet overgaan tot een actie. 

Nu was het enkel wachten tot de leads (met voldoende punten) in Pipedrive kwamen te staan. Deze leads heeft de klant nagebeld evenals de bedrijven die op de website waren geweest en niet over waren gegaan tot een actie. En met succes, ze hebben verschillende prospects weten om te zetten tot klant. Ook hier geldt: niet harder werken, maar slimmer!

Dat ik in mijn rol steeds meer als adviseur mag optreden vind ik erg leuk. Ik krijg energie om samen na te denken over het slim inzetten van data en systemen. Niet om nog meer werk te kunnen verzetten, maar meer aandacht te besteden aan de dagelijkse taken! Benieuwd wat ik voor jou kan betekenen? Bel, app of mail me gerust voor een kennismakingsgesprek!