Er zijn de afgelopen jaren veel boeken uitgekomen over digitalisering en digitale transformatie. Vaak gaat het dan om stappenplannen om te komen tot digitalisering, maar er wordt zelden gekeken naar de faalfactoren waar je mee te maken kunt hebben. Menno Lanting, al jaren adviseur en schrijver over dit thema, publiceerde in 2021 het boek “Uit het transformatiemoeras” over de 5 faalfactoren van een digitale transformatie. Daarbij begint hij met het verschil van digitalisering en digitale transformatie te duiden.

Bij digitalisering ben je vooral bezig bestaande processen digitaal te verbeteren, bij digitale transformatie gaat het om het vergroten van je leervermogen en nieuwe kansrijke businessmodellen te ontwikkelen. Kortom, digitale transformatie gaat veel verder dan digitalisering. 

Menno schrijft in zijn boek over 5 faalfactoren die je tegenkomt als organisaties aan de slag (willen) gaan met digitale transformatie. Vaak wordt er enthousiast begonnen met een proces van digitalisering of waarbij de organisatie echt denkt dat zij bezig is met een transformatie, maar waar de resultaten na verloop van tijd toch blijken tegen te vallen. Deze faalfactoren helpen bij het scherp houden van een dergelijke aanpak en het vooraf in kaart brengen van de risico’s.

Faalfactor 1 is het “Red-Queen-effect”, dat betekent dat er toch vaak veel van hetzelfde blijft gebeuren. De leidinggevenden willen dan wel aan de slag met een transformatie, maar lopen tegen beperkingen van de organisatie aan. Bijvoorbeeld IT systemen die niet vervangen kunnen worden, maar ook bestaande distributiekanalen die echte veranderingen in de weg zitten. Het lijkt dan aan de buitenkant alsof er heel veel gebeurd, maar ondertussen komt de organisatie niet verder omdat het blijft hangen in oude patronen. Een faalfactor die ontzettend lastig te doorbreken valt, want hoe weet je of je hierin vast zit? Externe ondersteuning is met name voor dit punt vaak van essentieel belang om daarmee echt los te komen en de transformatie in gang te kunnen zetten.

Faalfactor 2 is het “Penny-wise, Pound-foolish” syndroom, waarbij een organisatie nieuwe technologie als basis neemt voor de transformatie. Ofwel, om de transformatie te kunnen vormgeven wordt vaak direct naar nieuwe technologie gekeken, terwijl het daar in de kern niet om draait. Technologie komt immers steeds meer algemeen beschikbaar en focus op technologie kan juist tot een remmende factor leiden. Het gaat om de toegevoegde waarde die je te bieden hebt. Zowel naar je klanten, als ook naar je leveranciers. En heb je je waardepropositie gekozen, dan heeft het zin om er ook een passende technologie bij te kiezen.

Faalfactor 3 gaat over “Duizend bloemen laten groeien”, als er een overkoepelende visie ontbreekt en er veel plannen en ideeën tegelijk worden uitgevoerd. Een van de misverstanden over digitale transformatie is dat het niet van onderuit de organisatie komt, maar juist een top-down benadering nodig heeft. Dit betekent niet dat de leiding van een organisatie alle ideeën zelf moet verzinnen, maar wel dat er eerst een duidelijke visie en strategie moet zijn, waar de initiatieven van onderuit de organisatie vervolgens op kunnen aansluiten. Is dit er niet, dan is er vaak gebrek aan samenhang in de projecten en blijft de focus op bestaande business hangen.

Faalfactor 4 beschrijft “een grote mond, maar slappe knieën”, waarbij het gaat om de cultuurverandering die nodig is om digitaal te transformeren. Als de aandacht alleen uitgaat naar de bovenstroom in een organisatie (ofwel leidinggevenden en management), gaat het tegenwerken in de onderstroom. Medewerkers zien vervolgens het nut niet van de transformatie en dus gaat het niet lukken om het organisatiebreed doorgevoerd te krijgen. Het blijft dan vaak bij goede bedoelingen in de directie en enkele projecten, maar het leidt niet tot een werkelijke transformatie in de organisatie. HR is hierbij dé verbindende factor, aldus het boek, om de medewerkers mee te nemen in de verandering.

Faalfactor 5 tenslotte gaat over “Bad karma”, waarbij organisaties zich vaak teveel blindstaren op de klant in plaats van waarde toe te voegen aan het ecosysteem. Een ecosysteem is in dit geval een competitieve omgeving waarin concurrentie en samenwerking naast elkaar ontstaan, om zo waarde te creëren voor de participanten in het systeem. Denk aan platformen waarin wordt samengewerkt door de verschillende partijen, maar waar binnen ook concurrentie plaatsvindt. Het lastige van ecosystemen is de onvoorspelbaarheid in de ontwikkeling, wie welke toegevoegde waarde precies gaat realiseren en wie erbij komt of juist weg gaat. Volgens Menno Lanting moet je een beetje vertrouwen op karma: wie goed doet, goed ontmoet. Ofwel, het is een kwestie van een beetje geven en krijgen.

Naast de 5 faalfactoren stipt het boek ook de X-factor van leiderschap aan voor een werkelijke transformatie van een organisatie. Hierbij onderscheidt Lanting 4 eigenschappen. Allereerst het kunnen uitvergroten van je eigen onvermogen, waardoor je leert reflecteren op de zwakke punten in je eigen organisatie. Daarna de verborgen regie, wat inhoudt dat je vaak met kleine, onzichtbare interventies medewerkers kunt ondersteunen in hun werk. Ook het creëren van ruimte voor discussie en conflict is belangrijk en tenslotte zorgen voor een cultuur waarin je mag leren van mislukkingen. Ook is het belangrijk dat er een cultuur ontstaat van “ik en mij” in plaats van “hij en jij”, ofwel medewerkers die zich verantwoordelijk voelen voor hun eigen handelen. 

Kortom, om als organisatie echt aan de slag te gaan met digitaal transformeren begint het niet met de techniek. De basis is het op orde brengen van je organisatie in cultuur, leiderschap en visie. Vervolgens aan de slag met het ecosysteem waarbinnen je je bevindt (of wilt gaan bevinden) en van daaruit kijken hoe je gezamenlijk tot toegevoegde waarde kunt komen. Pas dan komt de stap van technologie, die passend moet zijn bij de visie en aanpak die is bepaald. Wil je hier meer over weten of samen aan de slag? Wij helpen je graag, zowel vanuit onze expertise als ook vanuit eigen ervaring in het transformeren van onze organisatie.

Boek Menno Lanting: Uit het transformatiemoeras

De vijf faalfactoren van digitale transformatie.