Email response management (OTRS)

Communicatie per e-mail is niet meer weg te denken. Een vraag over een product, een bevestiging van een gemaakte afspraak of het afhandelen van een klacht. Op het moment dat algemene e-mailadressen worden gebruikt die door meerdere werknemers te lezen zijn, is er een kans op problemen.

e-mail [iemeel] de; v(m) 1 het versturen van berichten ve computer naar een andere computer (e = electronic) 2 -s op die manier verstuurd bericht

De correspondentie met een relatie raakt zoek, er is geen inzicht in openstaande e-mailberichten of er wordt tweemaal een antwoord gegeven op één e-mail. Onnodige fouten in het goed functioneren van de externe communicatie tussen de organisatie en anderen.

Structuur in uw e-mailverkeer

De oplossing is een e-mail response management systeem, waarbij de relatie bij het versturen van een e-mailbericht automatisch een bevestigingsbericht krijgt. De e-mail wordt vervolgens in een wachtrij geplaatst, waarna een werknemer deze kan openen om er een reactie op te versturen.

Alle historie in de correspondentie met deze relatie wordt overzichtelijk opgeslagen en andere werknemers kunnen in een oogopslag zien welke werknemer met een bepaalde e-mail bezig is.