Digitaal factureren

Het lijkt zo simpel. Je maakt een factuur aan in boekhoudprogramma of Excel bestand en stuurt deze vervolgens niet per post, maar als een PDF bestand per e-mail naar je klant. De klant opent het PDF bestand, print deze uit en betaald (hopelijk binnen de gestelde termijn) jouw factuur. Eventueel bewaar je een kopietje in de map en je administratie is weer op orde.

Helaas, zegt de Belastingdienst. Een elektronische factuur, zoals het niet versturen van een factuur per reguliere post heet, kent een geheel eigen set met regels waar je je aan moet houden. Voordeel is wel dat deze set met regels nog geen maand oud is, dus de fiscus niet direct achter elk bedrijf zal aangaan dat het op de bovenstaande manier doet... maar het betekent wel dat er iets gaat veranderen.

Afgelopen donderdag hebben wij een gesprek gehad met Friso de Jong, directeur van SilverBack. Een bedrijf dat gespecialisseerd is in juridisch-fiscale vraagstukken voor ICT gerelateerde bedrijven. Niet geheel toevallig is hij tevens de founder van het Platform Elektronisch Factureren en geeft Friso regelmatig lezingen op seminars.

Een gesprek dat ons absoluut verheldering heeft gebracht en ik kan een ieder die iets met facturering te maken heeft aanbevelen om hier meer over op te zoeken. De papieren factuur zal nooit helemaal uit het straatbeeld verdwijnen, maar een elektronische factuur is wel weer een stap vooruit in het maatschappelijk verantwoord ondernemen (minder papier). En dan heb ik nog niet eens over de besparing in de kosten....