Het starten van een bedrijf II

Een tijd terug ben ik begonnen met een persoonlijk verhaal over het starten van een bedrijf. Nadat we van de verschillende instanties informatie hadden meegekregen om ons bedrijf te starten, kon het echte werk beginnnen. We hadden inmiddels een aantal aanvragen van bedrijven liggen om een website te ontwikkelen dus we konden eigenlijk direct aan de slag.

Maar dan begint het feest. Het maken van een offerte... tsja, hoe zet je dat op? In de afgelopen jaren hebben veel verschillende offerte vormen de ronde gedaan binnen ons bedrijf. Voor zover wij wisten was een offerte alleen bedoelt om een duidelijke afspraak te krijgen tussen opdrachtgever en -nemer, waarbij de handtekening van opdrachtgever een soort "houvast" is voor eventuele problemen achteraf. Niets is minder waar.

De offerte vorm die wij destijds hanteerden was een korte introductie van hetgeen we zouden leveren, de verplichte gegevens (offertenummer, -datum etc.) en een prijs. Een korte verwijzing naar onze algemene voorwaarden en een lijntje waarop de opdrachtgever zijn krabbel mocht plaatsen. En waren we hiermee gedekt? Helaas! Voor veel van onze klanten zou dit voldoende zijn geweest, ware het niet dat we ook te maken hadden met minder genereuze klanten.

Sinds de oprichting van ons bedrijf hadden we al contact met een telecombedrijf in het westen van het land, die mensen zochten om hun websites te onderhouden. Dit telecombedrijf had vestigingen in meerdere landen en hiervoor moest een generieke website worden ontwikkeld, waarbij men slechts de taal hoeft aan te passen. Een leuke klus, waarbij we natuurlijk een paar leuke reisjes in het verschiet hadden...

In de zomer van 2000 ging ik samen met Richard naar Palamós, een plaatsje ongeveer 2 uur rijden boven Barcelona. We waren hier op uitnodiging van een makelaar, die samenwerkte met de grote bazen van het telecombedrijf. Er moest een website worden gebouwd waarop men huizen kon vinden in de omgeving van Palamós en een mogelijkheid om op basis hiervan vervolgens contact te zoeken met de makelaar.

Een prachtig project leek ons en na een week van lekker eten en grote woningen bekijken hadden wij er het volste vertrouwen in dat het een mooie opdracht betrof. Ook de website voor de vestiging van het telecombedrijf in Spanje moest worden ontwikkeld en de omzet voor 2000 leek al zo goed als binnen.

Er werd een offerte opgesteld en opgestuurd waarna de discussie losbarste. "Het hoefde toch allemaal niet zoveel te kosten".... "een Pool had het ook gekund, maar dan goedkoper"... enfin, een hoop gedoe waar je als jonge startende ondernemer geen zin in hebt. Een neem van mij aan dat wij in die tijd echt niet de hoofdprijs vroegen. Maar goed, men zag natuurlijk 2 jonge jongens en dacht daar kan nog meer vanaf...

Toen de prijs uiteindelijk akkoord was (niet met een handtekening, want daar deed meneer de directeur niet aan) gingen we aan de slag. En natuurlijk kwam er nog van alles bij. Dit moest anders, dat moest erbij... een waslijst die groter was dan de offerte aanvankelijk aangaf. En omdat we toen nog geen voorwaarden hadden gesteld dat meerwerk ook een meerprijs betekende, ging de discussie nog even verder.

De climax kwam toen de factuur voor het project eruit ging. Omdat de financiële man van het bedrijf nauwelijks overleg voerde met meneer de directeur, werden onze uren netjes betaald. Tot het moment dat we een keer naar het Nederlandse kantoor kwamen om de ontwikkelingen door te spreken. De financiële man zat in een hoekje van de kamer en vertelde aan de directeur (in ons bij zijn) hoeveel geld ze inmiddels aan ons kwijt waren. Naar onze mening geheel terecht, want we hadden inmiddels meer uren gemaakt voor hen dan onze studie...

De ruimte waarin we zaten leek al snel te klein. "Jullie proberen misbruik te maken van het feit dat wij zo'n grote organisatie zijn", bulkte de beste man en we werden uitgemaakt voor halve criminelen. Als jonge ondernemer van nog geen 20 jaar oud schrik je dan wel even. Wat deden we toch verkeerd? En hij moest toch ook wel in zien dat we het niet voor de aanvankelijke offerte prijs konden doen? Gelukkig liep het hele gebeuren af met een sisser en hebben we er nog een paar leuke klussen gedaan.

Wel hebben we hier veel van geleerd en inmiddels zijn onze offertes voorzien van enkele voorwaarden en een duidelijke omschrijving van de dienst of het product dat wordt geleverd. Daarnaast doen we niets zonder een handtekening. Helemaal waterdicht krijg je het nooit, maar overleg vooraf over eventueel meerwerk en de prijs die dit kost scheelt ons de afgelopen jaren een hoop kopzorgen.

Binnenkort meer...